Innovation dans la gestion des cabinets

Posted: 10/21/2014

Innovation dans la gestion des cabinetsMe Marc Huneault du cabinet Weaver Simmons s.r.l.

Le premier panel du Congrès s’est penché sur les logiciels de gestion de la pratique. (Voir photos au bas de la page.)

Me Huneault a fait un compte-rendu des fruits de sa recherche. Il cherchait un logiciel qui pouvait être bien intégré à son cabinet afin de faciliter la communication avec les autres avocats et adjointes du cabinet.

Après avoir analysé les logiciels Amicus Attorney et Rocket Matter, son choix s’est arrêté sur Amicus Attorney.

Il a indiqué qu’il existait bien sûr d’autres logiciels sur le marché pour communiquer avec tous les membres du cabinet et permettre le partage des données.

Cependant, il recherchait un logiciel pertinent à tous les départements de son cabinet incluant le droit pénal, le droit commercial, le droit du travail et le contentieux. De plus, Amicus Attorney permet de créer des cloisonnements étanches, ou « Chinese walls », pour bien protéger la confidentialité.

Il a fait la démonstration du logiciel qu’il a choisi en faisant semblant d’être à son bureau et de parler à un client fictif. Pendant cette conversation, il pouvait ajouter des détails sur les clients, sur les membres de leur famille et écrire ses notes à mesure. Ainsi, si le cerveau oublie, le logiciel lui n’oublie pas tous ces petits et gros détails.

Pendant qu’il était au téléphone avec son « client », il avait un accès facile à ses dossiers dans lesquels il avait bien pris soin d’insérer des onglets de recherche. En un clic, il accédait à ses dossiers.

Me Huneault a souligné l’importance de consigner son temps pour la facturation sans délai avant d’oublier. Le logiciel devrait avoir une composante à cet effet, une composante qui intègre cette bonne habitude. Me Huneault a aussi suggéré d’investir dans un logiciel comptable.

Me Huneault a raconté une anecdote intéressante sur une réaction probablement répandue : ses adjointes refusaient d’utiliser un logiciel de gestion pour le cabinet.

L’apprentissage les rebutait et elles trouvaient que jusque-là, elles avaient plutôt bien fait leur travail. Pourtant, elles ont cédé et peu à peu, elles se sont rendu compte à quel point le logiciel les aidait et elles en sont devenues les ambassadrices auprès du reste du personnel !

Mme Caroline Etter, technicienne juridique chez Juristes Power

Mme Etter a fondé le cabinet Juristes Power avec Me Mark Power. Tout s’est passé très rapidement et ils devaient assurer une transition rapide sans faire subir d’interruption aux dossiers en cours.

Mme Etter devait, dans les plus brefs délais, trouver un logiciel qui permettait entre autres une capture du temps et une gestion de dossiers efficaces. La tâche était rendue d’autant plus difficile que la technologie change très vite.

Mme Etter a souligné que le monde juridique doit s’adapter à cette réalité.

Son choix s’est arrêté sur Clio, car ce logiciel répondait à leurs besoins. Durant sa recherche, Mme Etter n’a pas trouvé de logiciel bilingue, pourtant un de ses critères de recherche, mais Clio est un produit créé par une entreprise canadienne qui permet d’entrer les données et de produire les factures en français.

Le processus d’utilisation est facile et s’adapte bien aux clients. Il permet aussi de rechercher les conflits d’intérêts, contient des rapports de fiducie et donne une vue d’ensemble de l’entreprise en un seul clic.

Mme Etter a aussi parlé du protocole de transfert de fichiers électroniques grâce auquel on n’a pas besoin de clés USB ou de courriel pour envoyer des dossiers volumineux en toute sécurité. On peut facilement identifier qui a fait des téléchargements, qui a reçu les documents et quand.

Mme Etter a suggéré de nommer une personne responsable du contrôle du partage des données. Elle a également recommandé de prendre son temps pour choisir le logiciel qui convient le mieux à son cabinet. Il est aussi important de choisir des produits adaptés aux besoins des usagers qui sont à la fois efficaces et facilitent le travail.

Comme le dit l’adage, « quand on est pressé, il faut prendre son temps ». Bien des vendeurs essaient de mousser leur produit, mais il faut bien connaitre ses priorités et s’y tenir.

Les logiciels dont les présentateurs ont parlé permettent à l’avocat d’avoir accès à ses dossiers en tout temps. Cependant, avec cet accès perpétuel, il est important pour la santé des avocats de se réserver des moments pour s’étirer et faire le vide avant de refaire le plein !

(Note de la rédaction : L’opinion sur les produits nommés n’appartient qu’aux conférenciers et ne reflète en rien l’avis du Barreau ni ne constitue une recommandation de sa part.)