Working together to make positive changes

Posted: 06/29/2017  by: Paul Schabas

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Treasurer SchabasI’m honoured to be acclaimed as Law Society Treasurer for a second term.

At the Law Society, we have a critical role to play in bringing about change to ensure that Ontarians have access to competent and appropriate legal services, and that the legal professions are inclusive, supported, and have the confidence of the public.

I feel privileged to be leading that change over the next year, and I look forward to continued collaboration with my fellow benchers and others in the justice system as we work together to bring greater transparency and inclusiveness to the legal professions, and to move forward with the Law Society’s strategic priorities and initiatives.

Transparency and Governance

When I ran for Treasurer, I ran with the intent of making the Law Society’s operations more transparent and efficient. A number of tangible steps have been taken in this direction.

Last fall, I sent each of Convocation’s standing committees a memorandum that set out their mandate, and what I expect them to accomplish during my two-year term. The memoranda are publicly available on the Law Society website. And today, each committee has provided a report on how they are doing on that mandate. Again, these reports are posted on our website.

I also established the Treasurer’s Appointments Advisory Group to make our external appointment process more open and effective, and to attract a broad range of applicants. This has led to much more diversity in our appointments.

Our Advertising and Fee Issues Working Group has continued its work to bring greater transparency to the public.  New measures to ensure clarity in advertising and in the referral fee process were recently approved, and we are now launching a consultation on contingency fees.

And I’ve established the Governance Task Force. Chaired by Janet Leiper, it’s examining our governance structure and forming recommendations on how to make our governance process more open, inclusive, and efficient.

Equity, Diversity and Inclusion

I’m proud that, last December, the Law Society approved a ground-breaking report to address systemic racism in the profession.

The report is the culmination of extensive consultation and study by the Challenges Faced by Racialized Licensees Working Group – they heard from over 1000 lawyers and paralegals. The Working Group found that racialized licensees face longstanding and significant barriers at all stages of their legal careers. This is unacceptable, and contrary to the public interest.

Thirteen recommendations were included in the report, falling within five areas of action: accelerating culture shift; measuring progress; educating for change; implementing supports; and leading by example. A plan for implementing this framework is underway, and initiatives have begun to roll out, as announced today at Convocation. You are encouraged to visit lsuc.on.ca/EDI to learn more.

Indigenous Initiatives

Today, Convocation approved an Indigenous Framework developed by our Equity and Indigenous Affairs Committee, in partnership with the Indigenous Advisory Group. The Framework outlines a series of principles that form the scope of an Indigenous lens for the work of the Law Society and provides us with a foundation to take action on reconciliation.

Yesterday, we announced the appointment of a review panel that will to examine the way in which the Law Society and our Tribunal address regulatory matters involving Indigenous persons, complaints, and issues. Ovide Mercredi will serve as an Independent Reviewer to provide guidance on a way forward for the Law Society to improve its processes and relations with First Nations, Métis and Inuit communities.

Access to Justice

I’m deeply committed to elevating the Law Society’s involvement in the Legal Aid discussion in Ontario. I formed the Legal Aid Issues Working Group last fall, and they are exploring ways to support and ensure sustainable and robust legal aid.

Family law is at the centre of access to justice issues. Earlier this year, we received Justice Bonkalo’s Family Legal Services Report. We have since consulted with the public and the professions on the report’s recommendations, and received more than 150 submissions. The Access to Justice Committee is reviewing these recommendations and will be reporting back to Convocation in the fall.

A recent study conducted by The Action Group on Access to Justice (TAG) found that 40 per cent of Ontarians do not believe that they have fair and equal access to the justice system. Last fall, TAG used this report as a jumping off point for Ontario’s first Access to Justice Week, which examined different aspects of the crisis including public engagement, technology and over-representation of Indigenous children and youth in care.  A second annual Access to Justice Week is scheduled for October 23 to 27, 2017.

Professional Regulation

To enhance our regulatory effectiveness, the Law Society has implemented a new organizational structure within the Law Society’s Professional Regulation Division to streamline processes and increase efficiencies. The changes include: a larger Intake Resolution department capable of more robust, early triage and resolution of complaints; a merger of the Complaints Resolution and Investigations departments; the creation of new multi-functional Enforcement teams; and the creation of a Technology and Evidence Control department to enhance our ability to receive, produce, manage, and control electronic data.

Communication

We are also working to better engage with the public, and educate them on the role lawyers, paralegals, and the Law Society play in the justice system. Ontarians should know that they have the option of going to lawyer or a paralegal, and that we certify lawyers in areas of specialty. They should also know that the Law Society is a place they can call to seek a referral or to complain if they are receiving improper legal services. Our research shows that few people know this.

I’ve appointed a Strategic Communications Steering Group to guide the development of a robust communications strategy.  One key element under consideration is changing our name to the Law Society of Ontario to build our relevance and accessibility across all communities in the province. 

Licensing

We have to ensure that our licensing process is fair, accessible, and protects the public. A comprehensive review of Ontario’s current lawyer licensing system began in April with the Dialogue on Licensing.

More than 250 lawyers, licensing candidates, law students and other stakeholders participated in 15 facilitated, in-person discussions in seven cities across the province and one interactive webcast. Reference Materials are available on the dedicated microsite, and we are accepting written input until August 1, 2017.

In the coming months, the Professional Development and Competence Committee will review all input received from the Dialogue on Licensing, and continue its review of the entire licensing process. They are expected to make recommendations to Convocation in 2018.

Moving forward

To move forward and truly make positive change, we need input from you – our members and stakeholders. Watch Convocation. Get involved with our consultations. Send us feedback.

I value hearing your unique perspectives, and I need them to inform my work as Treasurer over the next year.

Collaborer pour un changement positif

Treasurer SchabasJe suis honoré d’être reconduit dans mon rôle de trésorier du Barreau pour un second mandat.

Le Barreau a un rôle très important à jouer, en apportant des changements pour faire en sorte que les Ontariennes et Ontariens aient accès à des services juridiques compétents et appropriés et que les professions juridiques soient inclusives, qu’elles aient un soutien et qu’elles bénéficient de la confiance du public.

Je me sens privilégié de mener ces changements au cours de l’année à venir et je serai heureux de continuer à travailler de concert avec mes collègues conseillers et d’autres intervenants de l’appareil judiciaire pour rendre les professions juridiques plus transparentes et inclusives et mettre en œuvre les priorités et initiatives stratégiques du Barreau.

Transparence et gouvernance

Lorsque j’étais candidat au poste de trésorier, j’ai mené une campagne avec l’intention d’apporter plus de transparence et d’efficacité au fonctionnement du Barreau. Un certain nombre de mesures ont été mises en œuvre dans ce sens.

À l’automne dernier, j’ai envoyé à chaque comité permanent du Conseil une note de service établissant son mandat et clarifiant mes attentes quant à leur travail au cours de mon mandat de deux ans. Ces notes de service sont affichées sur le site Web du Barreau. Chacun de ces comités a aujourd’hui fourni un rapport sur ses progrès par rapport à ce mandat. Ces rapports sont affichés sur notre site Web.

J’ai aussi mis en place le Groupe consultatif du trésorier sur les nominations, dans le but de rendre notre processus de nominations à des postes externes plus transparent et efficace et d’attirer des candidats de tous les horizons. Cela a abouti sur une diversité beaucoup plus importante dans nos nominations.

Notre Groupe de travail sur les questions de publicité et des ententes relatives aux honoraires a continué ses efforts visant à apporter plus de transparence pour le public. De nouvelles mesures pour clarifier les questions de publicité et le processus des honoraires de renvoi ont récemment été approuvées, et nous lançons maintenant une consultation sur les honoraires conditionnels.

J’ai aussi créé le Groupe de travail sur la gouvernance, présidé par Janet Leiper. Ce Groupe de travail examine notre structure actuelle de gouvernance et formule des recommandations pour rendre notre processus de gouvernance plus ouvert, inclusif et efficace.

Équité, diversité et inclusion

Je suis fier du fait qu’en décembre dernier, le Barreau a approuvé un rapport inédit pour aborder la question du racisme systémique dans la profession.

Ce rapport est le point culminant d’une consultation et d’une étude exhaustives menées par le Groupe de travail sur les défis des titulaires de permis racialisés – qui a reçu les commentaires de plus de 1 000 avocats et parajuristes. Le Groupe de travail a constaté que les titulaires de permis racialisés font face à des obstacles importants et généralisés à toutes les étapes de leurs carrières juridiques. Cette réalité est inacceptable et contraire à l’intérêt public.

Le rapport a fait treize recommandations, regroupées en cinq domaines d’action : accélération du changement de culture, mesure des progrès, éducation au changement, mise en œuvre des soutiens et activités du Barreau.

Un plan de mise en œuvre de ce programme est en cours d’élaboration, et des initiatives ont commencé à être mises en œuvre, comme cela a été annoncé aujourd’hui lors du Conseil. Je vous encourage à aller sur lsuc.on.ca/EDetI pour en apprendre plus.

Initiatives autochtones

Aujourd’hui, le Conseil a approuvé un cadre de travail autochtone élaboré par notre Comité sur l’équité et les affaires autochtones, en collaboration avec le Groupe consultatif autochtone. Le cadre de travail énonce un ensemble de principes qui servent de prisme autochtone pour le travail du Barreau et de fondation pour agir vers la réconciliation.

Nous avons annoncé hier la nomination d’un comité d’examen qui se penchera sur la façon dont le Barreau et le Tribunal du Barreau abordent les questions règlementaires ayant trait à des Autochtones ou à des plaintes et des enjeux autochtones. Ovide Mercredi agira à titre d’examinateur indépendant pour nous conseiller sur la manière dont le Barreau pourrait améliorer ses processus et ses relations avec les communautés des Premières Nations, métisses et inuites.

Accès à la justice

Je suis très engagé pour accroitre la participation du Barreau dans la discussion sur l’aide juridique en Ontario. J’ai constitué le Groupe de travail sur l’aide juridique à l’automne dernier, il explore des façons de soutenir et d’assurer des services d’aide juridique durables et solides.

Le droit de la famille est au centre des questions de l’accès à la justice. En début d’année, nous avons reçu le rapport de la juge Bonkalo sur les services de droit de la famille. Nous avons consulté le public et les professions sur les recommandations du rapport et nous avons reçu plus de 150 commentaires. Le Comité sur l’accès à la justice étudie actuellement ces recommandations et fera son rapport au Conseil à l’automne.

Une récente étude effectuée par le Groupe d’action sur l’accès à la justice (GAAT – TAG) a constaté que 40 % des Ontariennes et Ontariens ne pensent pas avoir un accès juste et équitable au système judiciaire. L’automne passé, TAG s’est appuyé sur ce rapport pour lancer la première Semaine de l’accès à la justice, qui s’est penchée sur différents aspects de la crise, notamment l’engagement public, la technologie et la surreprésentation des enfants et jeunes autochtones dans le système judiciaire. Une deuxième semaine sur l’accès à la justice est prévue du 23 au 27 octobre 2017.

Règlementation professionnelle

Dans le but d’accroitre notre efficacité en matière de règlementation, le Barreau a mis en œuvre une nouvelle structure d’organisation dans la Direction de la règlementation professionnelle, pour rationaliser les processus et les rendre plus efficaces. Ces changements comprennent notamment : un service de saisie des plaintes élargi, capable de trier les plaintes très tôt dans le processus de manière solide et de les résoudre ; le fusionnement des services de résolution des plaintes et des enquêtes ; la création de nouvelles équipes pluridisciplinaires de contrôle ; et la création d’un service de technologie et de contrôle de preuves, afin d’augmenter nos capacités à recevoir, produire, gérer et contrôler les données électroniques.

Communication

Nous travaillons aussi pour mieux communiquer avec les membres du public et pour les informer sur le rôle des avocats, des parajuristes et du Barreau dans le système judiciaire. Le public ontarien doit savoir qu’il a le choix entre faire appel aux services d’un(e) avocat(e) ou ceux d’un(e) parajuriste et que nous certifions des avocats dans certains domaines spécialisés du droit. Le public doit aussi savoir qu’il peut appeler le Barreau pour obtenir un renvoi, ou pour déposer une plainte en cas de services juridiques inappropriés. Nos recherches ont démontré que peu de gens ont connaissance de cela.

J’ai nommé un groupe directeur de communication stratégique chargé d’élaborer une stratégie de communication solide. Une des questions clés à l’étude est le changement de notre nom à Barreau de l’Ontario – pour être plus pertinent et accessible à toutes les communautés de l’Ontario.

Accès à la profession

Nous devons veiller à ce que notre processus d’accès à la profession soit juste et accessible et qu’il protège le public. Un examen exhaustif du processus actuel d’accès à la profession d’avocat en Ontario a commencé en avril par le Dialogue sur l’accès à la profession.

Plus de 250 avocats, candidats à l’accès à la profession, étudiants en droit et autres intervenants ont participé à 15 groupes de discussion animés en personne dans sept villes en Ontario et à une webémission interactive. Les documents de référence sont disponibles sur le microsite dédié et nous acceptons vos commentaires par écrit jusqu’au 1er aout 2017.

Au cours des prochains mois, le Comité du perfectionnement professionnel va examiner tous les commentaires reçus dans le cadre du Dialogue sur l’accès à la profession et continuera son examen du processus d’accès à la profession, dans son intégralité. Les recommandations du Comité au Conseil sont attendues en 2018.

L’avenir

Pour avancer et accomplir un réel changement positif, nous avons besoin des commentaires de nos membres et autres intervenants. Regardez les réunions du Conseil. Participez activement à nos consultations. Faites-nous part de vos commentaires.

Je suis intéressé par les points de vue de chacun d’entre vous, et j’en ai besoin pour guider mon travail de trésorier au cours de l’année à venir.